TI-Studium-Mitschriften/Semester 5/BWL/PROMAN.md

27.

Im Zuge der Abwicklung eines Projektes wird regelmäßig eine Projektorganisation ausgestaltet. Was kennzeichnet eine Projektorganisation und welche Konfliktfelder können sich in diesem Zusammenhang innerhalb der Unternehmensorganisation ergeben? Kennzeichnungen:

• Einmaliges, nicht wiederholtes Vorhaben.
• Projektaufgabe erfordert interdisziplinäre Zusammenarbeit.
• Zeitliche Befristung mit definiertem Projektanfang und Projektende.
• Neuartige Aufgabenstellung.
• Komplexe Wechselbeziehungen zwischen den Projektbestandteilen. Konflikte:
• Freistellung von Projektmitgliedern von ihren Linienaufgaben.
• Disziplinarische versus fachliche Weisungsrechte auf Seiten der Projektleitung und Linienvorgesetzen.

28.

Die Abwicklung von Projekten wird in der Regel im Rahmen des Projektmanagements dargestellt. Bitte legen Sie dar, was das Projektmanagement typischerweise beinhaltet. Projektname und Projektbeschreibung

• Projektmanager und dessen Kompetenzen
• Kosten-Nutzen-Analyse
• Projektziel
• Projektergebnis
• Ressourcenfreigabe
• Projektrisiken
• Freigabe des Auftraggebers

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Im Rahmen des Projektmanagements wird regelmäßig zwischen dem Lastenheft und Pflichtenheft eines Projektes unterschieden. Was kennzeichnet diese beiden Dokumente? Pflichtenheft: Beschreibt in konkreter Form, wie der Auftragnehmer die Anforderungen des Auftraggebers zu lösen gedenkt – das sogenannte wie und womit. Lastenheft: Beschreibt die Gesamtheit der Anforderungen des Auftraggebers an die Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers.

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Mit der Projektkalkulation sind mehrere Funktionen verbunden. Bitte legen Sie dar, was in einer Projektkalkulation abgebildet wird und wie sich eine Angebots- von einer Durchführungskalkulation unterscheidet. Projektkalkulation:

• Personalkosten
• Rohstoffkosten
• Bauteile- und Komponentenkosten
• Unterauftragnehmer- und Dienstleistungskosten

Aspekt	Angebotskalkulation	Durchführungskalkulation
Zweck	Kalkulation zur Angebotserstellung und Preisfindung	Kalkulation zur Steuerung der tatsächlichen Projektkosten
Zeitpunkt der Erstellung	Vor der Auftragsvergabe	Während und nach der Projektdurchführung
Datenbasis	Erfahrungswerte, Standardwerte, Schätzungen	Reale Kosten, Ist-Daten aus der Projektdurchführung
Flexibilität	Eher statisch, da fixiertes Angebot	Dynamisch, Anpassungen an Projektverlauf möglich
Detaillierungsgrad	Oft grob, basiert auf Annahmen	Sehr detailliert, basierend auf realen Zahlen
Verwendungszweck	Entscheidungsgrundlage für Auftraggeber und Kalkulationsbasis für Angebotspreis	Kostenkontrolle, Budgetanpassung und Wirtschaftlichkeitsprüfung

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Bei langfristigen Projekten wird in der Regel zu mehreren Zeitpunkten eine sogenannte Cost-to-Complete-Rechnung erstellt. Bitte legen Sie dar, was die Aufgabe bzw. Funktion einer solchen Rechnung ist und welche Herausforderungen sich im Zuge ihrer Erstellung ergeben können. Funktion: Projektrisiken frühzeitig erkennen, um Gegensteuerungsmaßnahmen treffen zu können.

Herausforderungen:

• Abweichungen, die nicht am Stichtag erkennbar sind
• Projektrisiken, die nicht bei Kosten ermittelt werden können (bspw. nicht vorhersehbare Bugs)
• Gegensteuerungsmaßnahmen helfen mögl. nur bedingt bis nicht.

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Welche Funktion hat ein Projektstrukturplan innerhalb der Projektabwicklung? Welches sind die typischen Elemente eines Projektstrukturplanes? Funktion:

• Abbildung aller zu erledigenden Aufgaben
• Arbeitspakete
  • Startdatum
  • Dauer
  • Verknüpfung
  • Verantwortlichkeiten

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Im Rahmen der Projektabwicklung wird in der Regel auch eine Instanz zum Projektcontrolling etabliert. Bitte legen Sie dar, welche Aufgaben das Projektcontrolling typischerweise übernimmt. Management:

• eindeutiger, erreichbarer und abgestimmter Ziele auf Basis für aalle Projektaktivitäten
• der Risiken
• der Projektmitarbeiter, Infrastruktur und Organisation
• der Interessen aller direkt und indirekt am Proj. bet. Personen
• des nachhaltigen Wertbeitrags der Projekte
• der Projektaktivitäten im Zeitableuf

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Im Rahmen des Projektmanagements werden regelmäßig Projektrisiken betrachtet. Welche Aufgaben übernehmen hierbei das Projektcontrolling und Projektmanagement? Anforderungen Risikomanagement:

• Systematische Ausprägung
• Nachvollziehbarkeit
• Permanentes Vorgehen
• Risikostrategie als Basis

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In Bezug auf die Auseinandersetzung mit Projektrisiken lassen sich unterschiedliche Risiken berücksichtigen. Welche Risiken können sich innerhalb eines Projektes zeigen?

• Insolvenz
• Mitarbeiterkündigung
• Keine Ressourcen
• Kein realistisches Ziel (Erfindung der Teleportation)

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Welche Aufgabe kommt dem Change-Request-Management innerhalb des Projektmanagements zu? Aus welchem Grund erhält das Management von Change-Requests in Projekten eine hohe Bedeutung? Funktion: Jede vom Auftraggeber adressierte Änderung wird im ersten Schritt gegen die Spezifikation und das Pflichtenheft des Projektauftrages geprüft.

Hohe Bedeutung:

• Eindeutige Abgrenzung des einzelnen Change Requests von grundlegenden Änderungen im Projektleistungsumfang.
• Einschätzung, in welchem Umfang ein Change Request die originäre Leistungsverpflichtung des Projektvertrages beeinflusst.
• Prüfung und Abstimmung der für den einzelnen Change Request benötigten und im Projekt verfügbaren Kapazität.
• Prüfung und Vereinbarung bezüglich der Auswirkungen des einzelnen Change Requests auf Meilensteine und hiermit verbundener Umsätze
• Planung von Test- und Abnahmeprozessen zum einzelnen Change Request.

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Im Rahmen der Abrechnung von Projekten kommt der vertraglichen Vereinbarung von Projektmeilensteinen eine hohe Bedeutung zu. Bitte legen Sie dar, worin sich diese Bedeutung begründet.

Meilensteine sind:

• Arbeitsergebnis, das für sich geschlossen besteht
• Teilziel des Projektes, das erreicht wird
• Zeitpunkt einer Teilabnahme
• Zeitpunkt eines Projekt-Reviews

Mit diesen werden in der Projektplanung Vorhaben untergegliedert um einzelne Phasen voneinander zu trennen.

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Innerhalb der Projektabwicklung werden häufig Teilabnahmen bzw. Endabnahmen mit Restpunkten ausgestaltet. Worin begründet sich dieses Vorgehen und welche Probleme können hiermit verbunden sein?

Teil- und Endabnahmen sind wichtige Meilensteine in der Projektabwicklung, um die Qualität der erbrachten Leistungen zu prüfen und den Fortschritt offiziell zu bestätigen. Die Gründe für dieses Vorgehen sind:

1. Frühzeitige Qualitätssicherung: Durch Teilabnahmen werden Fehler oder Abweichungen früh erkannt, was Nachbesserungen erleichtert und spätere Korrekturen vermeidet.

2. Freigabe von Zahlungen: Viele Verträge knüpfen Zahlungen an erfolgreich abgenommene Leistungen, um die Liquidität des Auftragnehmers sicherzustellen.

3. Reduzierung des Projektrisikos: Falls Probleme auftreten, können sie schrittweise behoben werden, anstatt erst am Projektende große Mängel zu entdecken.

4. Planungssicherheit für beide Parteien: Der Auftraggeber erhält Teilergebnisse zur Nutzung oder Weiterverarbeitung, während der Auftragnehmer eine Bestätigung über erbrachte Leistungen bekommt.

5. Optimierung der Ressourcenplanung: Falls Mängel festgestellt werden, können rechtzeitig Korrekturmaßnahmen ergriffen werden, ohne dass das gesamte Projekt verzögert wird.

Probleme im Zusammenhang mit Teil- und Endabnahmen mit Restpunkten

Trotz ihrer Vorteile bringen Teilabnahmen und Endabnahmen mit Restpunkten auch Herausforderungen mit sich:

• Unklare Abnahmekriterien: Wenn nicht genau definiert ist, welche Anforderungen für eine Abnahme erfüllt sein müssen, kann es zu Konflikten zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer kommen.
• Verzögerungen durch Nachbesserungen: Falls viele Restpunkte offenbleiben, kann sich der Projektabschluss erheblich verzögern.
• Unvollständige Dokumentation: Bei Teilabnahmen kann es passieren, dass nicht alle festgestellten Mängel sauber dokumentiert werden, sodass sie später übersehen oder strittig werden.
• Haftungsfragen und Garantiefristen: Unklarheiten über die Verantwortung für Restmängel können zu rechtlichen Auseinandersetzungen führen, insbesondere wenn zwischenzeitlich Nutzung oder Änderungen an der erbrachten Leistung erfolgen.
• Eingeschränkte Nutzung der Teilleistungen: Falls wesentliche Bestandteile noch fehlen oder nicht voll funktionsfähig sind, kann die Nutzung der bereits abgenommenen Teile eingeschränkt sein.

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Welche Funktion hat ein Projekthandbuch? Welche typischen Bestandteile finden sich in einem Projekthandbuch?

Ein Projekthandbuch ist ein zentrales Dokument im Projektmanagement, das alle relevanten Informationen zu einem Projekt strukturiert zusammenfasst. Es dient als Orientierungshilfe und Kommunikationsmittel für das Projektteam sowie für Stakeholder und stellt sicher, dass alle Beteiligten ein gemeinsames Verständnis der Ziele, Abläufe und Verantwortlichkeiten haben.

Die wichtigsten Funktionen des Projekthandbuchs sind:

1. Dokumentation der Projektorganisation: Definition von Rollen, Verantwortlichkeiten und Kommunikationswegen.
2. Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Einheitliche und klare Darstellung aller Projektvorgaben.
3. Steuerung und Kontrolle: Basis für die Überwachung des Projektfortschritts.
4. Qualitätssicherung: Festlegung von Standards und Methoden für das Projektmanagement.
5. Risikomanagement: Identifikation und Dokumentation potenzieller Risiken und Maßnahmen zu deren Minimierung.

Typische Bestandteile eines Projekthandbuchs

Je nach Projekt und Organisation kann der Umfang des Projekthandbuchs variieren, aber typische Inhalte sind:

1. Allgemeine Projektinformationen
   • Projektname, Projektnummer, Version des Handbuchs
   • Projektbeschreibung und Zielsetzung
   • Auftraggeber und Stakeholder
2. Projektorganisation
   • Projektstruktur (Organigramm, Rollen, Verantwortlichkeiten)
   • Benennung des Projektleiters und der Teammitglieder
   • Kommunikations- und Eskalationswege
3. Projektplanung
   • Meilensteinplan und Projektphasen
   • Zeit- und Ressourcenplanung
   • Budget und Kostenkalkulation
4. Methoden und Vorgehensweisen
   • Projektmanagement-Methodik (z. B. klassisch, agil, hybrid)
   • Vorgehensmodelle und Standards (z. B. PRINCE2, PMBOK, Scrum)
   • Dokumentationsvorgaben
5. Risikomanagement
   • Identifikation potenzieller Risiken
   • Maßnahmen zur Risikominimierung
   • Verantwortlichkeiten für das Risikomanagement
6. Qualitätsmanagement
   • Qualitätsanforderungen und -standards
   • Prozesse zur Qualitätssicherung
   • Prüf- und Abnahmeverfahren
7. Änderungsmanagement (Change Management)
   • Verfahren für Änderungsanträge
   • Bewertung und Genehmigungsprozess für Änderungen
8. Kommunikation und Berichterstattung
   • Regelmäßige Meetings und Berichtsformate
   • Kommunikationsplan für interne und externe Stakeholder

• Abschluss und Lessons Learned
  • Kriterien für den Projektabschluss
  • Dokumentation der Erfahrungen für zukünftige Projekte

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Welche Rolle bzw. Aufgaben nimmt das Projektcontrolling ein? Bitte erläutern Sie auch, worin sich die Einrichtung eines Projektcontrollings begründet.

Das Projektcontrolling umfasst verschiedene Aufgaben, die sich über den gesamten Projektverlauf erstrecken:

1. Planung und Zieldefinition
   • Erarbeitung und Überprüfung der Projektziele
   • Erstellung von Kosten-, Zeit- und Ressourcenplänen
   • Definition von Messgrößen für die Erfolgskontrolle
2. Überwachung und Steuerung
   • Laufende Überprüfung von Budget, Zeitplänen und Qualität
   • Identifikation und Analyse von Abweichungen
   • Einleitung von Korrekturmaßnahmen zur Zielerreichung
3. Risikomanagement
   • Identifikation potenzieller Risiken
   • Entwicklung und Umsetzung von Maßnahmen zur Risikominimierung
4. Berichterstattung und Kommunikation
   • Erstellung von Statusberichten für Stakeholder
   • Bereitstellung von Entscheidungsgrundlagen für das Management
   • Unterstützung bei der Dokumentation und Nachverfolgung von Änderungen
5. Erfolgskontrolle und Lessons Learned
   • Bewertung des Projekterfolgs anhand definierter Kennzahlen
   • Analyse von Verbesserungspotenzialen für zukünftige Projekte

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Im Rahmen der Projektplanung bzw. des Projektcontrollings erfolgt u.a. die Ausgestaltung einer Projektstruktur mit einer zugehörigen Kostenträgerstruktur. Hier besteht grundsätzlich das Erfordernis einer Balancefindung zwischen einer detaillierten Aufgliederung des Projektes und andererseits der Handhabbarkeit dieser Kostenträgerstruktur im Rahmen von Zwischenkalkulationen bzw. Cost-to-Complete-Rechnungen. Bitte zeigen Sie mögliche Problembereiche in diesem Zusammenhang auf.

1. Zu hohe Detaillierung → Hoher Verwaltungsaufwand, unübersichtliche Datenflut.
   ✅ Lösung: Hierarchische Struktur, sinnvolle Aggregationsebenen.

2. Zu grobe Struktur → Fehlende Kostentransparenz, ungenaue CTC-Rechnungen.
   ✅ Lösung: Arbeitspakete definieren, Schlüssel-Kostenträger festlegen.

3. Gemeinkosten schwer zuzuordnen → Verzerrte Kostenanalyse.
   ✅ Lösung: Klare Umlageschlüssel, nachvollziehbare Zuordnungsmodelle.

4. Aufwendige Aktualisierung → Fehlende Konsistenz, hoher Pflegeaufwand.
   ✅ Lösung: Automatisierung, regelmäßige Reviews, klare Verantwortlichkeiten.

5. Systembrüche → Inkonsistente Daten, fehlerhafte Berichte.
   ✅ Lösung: Integration von Finanz- und Projektcontrolling, einheitliche Datenstandards.

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Im Rahmen der Projektkalkulation besteht grundsätzlich die Möglichkeit zur Erstellung einer Kalkulation auf Basis eines Preisstandes mit der Definition von Preisgleitformeln. Was liegt dieser Methodik zugrunde und welche Vorteile können sich hieraus für die Seite des Auftraggebers und des Auftragnehmers des Projektes ergeben?

📌 Grundprinzip:

• Kalkulation basiert auf einem festen Preisstand.
• Preisgleitformeln passen Kosten an Inflation oder Marktveränderungen an.
• Formel berücksichtigt Material-, Lohn- und sonstige Preissteigerungen.

✅ Vorteile für den Auftraggeber:

• Budgetkontrolle: Keine überhöhten Risikozuschläge.
• Transparenz: Klare, nachvollziehbare Preisänderungen.
• Bessere Angebote: Geringere Sicherheitsaufschläge der Auftragnehmer.

✅ Vorteile für den Auftragnehmer:

• Kostensicherheit: Schutz vor Preissteigerungen.
• Wettbewerbsfähigkeit: Attraktivere Angebote möglich.
• Fairness: Klare Regeln zur Preisanpassung, Vermeidung von Verlusten.

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Bei der Ausgestaltung eines Projektvertrages kann es im Interesse beider Vertragsparteien liegen, einen Festpreis zu vereinbaren. Welche Gründe sprechen aus Ihrer Sicht hierfür?

📌 Planungssicherheit für beide Parteien

• Auftraggeber: Klare Budgetkontrolle, keine unerwarteten Mehrkosten.
• Auftragnehmer: Sicherer Umsatz, klare Kalkulationsbasis.

📌 Risikominimierung

• Auftraggeber: Keine Kostensteigerungen durch Nachträge oder Verzögerungen.
• Auftragnehmer: Klare Vorgaben, weniger Verhandlungen über Zusatzkosten.

📌 Einfachere Vertragsabwicklung

• Weniger Nachverhandlungen über Kostenanpassungen.
• Reduzierter Verwaltungsaufwand für Projektcontrolling.

📌 Motivation für effiziente Umsetzung

• Auftragnehmer hat Anreiz, Kosten und Zeit im Griff zu behalten.
• Schnellere Fertigstellung kann die Marge erhöhen.

📌 Attraktivität für öffentliche und private Auftraggeber

• Klare Budgetierung erleichtert Genehmigungen und Finanzierungsentscheidungen.
• Transparenz und Verlässlichkeit stärken das Vertrauen zwischen den Partnern.

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Welche Probleme lassen sich im Zusammenhang mit Verzögerungen innerhalb einer Projektabwicklung aufzeigen? Was kann aus Ihrer Sicht im Rahmen des Projektmanagements und Projektcontrollings getan werden, um solche Verzögerungen zu vermeiden bzw. minimieren?

📌 Kostensteigerung

• Höhere Personalkosten durch längere Projektlaufzeit.
• Vertragsstrafen oder Mehrkosten für Ressourcen und Material.

📌 Qualitätsrisiken

• Zeitdruck kann zu Fehlern und reduzierter Qualität führen.
• Hektische Nachbesserungen erhöhen das Risiko von Mängeln.

📌 Unzufriedenheit bei Stakeholdern

• Kunde verliert Vertrauen in das Projektteam.
• Negative Auswirkungen auf zukünftige Aufträge und Reputation.

📌 Ressourcenkonflikte

• Verzögerungen verschieben Ressourcen und blockieren andere Projekte.
• Personal und Material sind möglicherweise nicht mehr verfügbar.

Maßnahmen zur Vermeidung bzw. Minimierung von Verzögerungen

✅ Sorgfältige Projektplanung

• Realistische Zeitpläne mit Pufferzeiten einplanen.
• Frühzeitige Identifikation kritischer Pfade (z. B. mit der CPM-Methode).

✅ Effektives Risikomanagement

• Frühzeitige Analyse potenzieller Risiken.
• Regelmäßige Updates und Anpassungen der Strategie.

✅ Kontinuierliches Monitoring & Controlling

• Regelmäßige Soll-Ist-Vergleiche zur Früherkennung von Verzögerungen.
• Nutzung von Projektmanagement-Software zur automatisierten Überwachung.

✅ Klare Kommunikation & Koordination

• Regelmäßige Meetings mit allen Beteiligten.
• Offene Eskalationswege für Probleme und schnelle Entscheidungsfindung.

✅ Agile Methoden nutzen

• Iterative Planung, um flexibel auf Verzögerungen zu reagieren.
• Kontinuierliche Feedback-Schleifen zur schnellen Anpassung.